Come fa intendere il nome, iDocument è un software per la gestione dei documenti: pdf, file di testo, fogli di calcolo, disponibile sia in versione Mac che iPhone (questa è gratuita e permette di sincronizzare i dispositivi tra loro). Questo genere di programmi può essere molto utile a chi deve gestire, catalogare sfogliare e ricercare una discreta mole di documenti. Sul sito dello sviluppatore, nella pagina web di presentazione, viene infatti suggerito per il lavoro d’ufficio e per lo studio.
Il sito di IcyBlaze (anche se tremendamente lento) è in puro stile Apple, ed offre il download di una versione demo che si installa con un classico drag and drop. Al primo avvio chiede di inserire il codice oppure si può scegliere di provarlo per 15 giorni senza limitazioni; poi occorre fornire la password da amministratore per installare la funzionalità “iDocument helper”, utilizzata dal software per tener traccia in automatico delle modifiche apportate ai documenti catalogati.
L’impostazione grafica e la finestra di iDocument ricordano da vicino quella di iPhoto, per esempio. Il software permette di importare i documenti nella nuova libreria, scelta di default che è possibile modificare nelle preferenze.
Si hanno molteplici possibilità: scegliere una cartella da cui importare tutto il contenuto, trascinare singoli file o cartelle nella finestra del programma oppure sull’icona di iDocument. Infine il programma può monitorare in automatico una o più directory (di default quella di Downloads) e noi possiamo decidere cosa importare. Infine si può importare direttamente da scanner. Ovviamente è presente un’utile funzione di backup dell’archivio.
Ai documenti possono essere aggiunti tag (parole chiave), stelline, bandierine, etichette; possono essere cifrati (la parola chiave va impostata nelle preferenze); può essere usata la funzione quick look a cui siamo ormai abituati. Di conseguenza esistono una serie di filtri e di opzioni per catalogare o suddividere i file importati. Alcune collezioni sono preimpostate (per esempio a seconda del software usato per comporli: iWork, Microsoft Office, OpenOffice, PDF), ma tutto è personalizzabile, persino mediante la creazione di smart rules. Quasi tutte le funzioni (almeno quelle provate) funzionano per trascinamento. Inoltre i file possono essere inviati ad un computer in rete, oppure spediti tramite posta elettronica, ovvero possono essere messi in condivisione.
iDocument si è dimostrato veloce e maturo, ma con un evidente bug grafico nello scorrimento veloce dei file in modalità “raggruppamento automatico”, momento in cui il software va in crisi e stenta ad aggiornare la finestra, mostrando un fastidioso effetto a righe sovrapposte! Il valore aggiunto del programma lo troviamo nella sua flessibilità, nelle possibilità di personalizzazione di tag e smart rules, negli automatismi di importazione dei documenti. Consigliato a chi ha una grande quantità di dati da gestire e buona dimestichezza con l’inglese (il software non è localizzato in altre lingue, ma l’interfaccia si è dimostrata semplice e intuitiva).
Per contro si evidenzia un prezzo elevato (quasi 50 dollari per la licenza singola): chi ha minori esigenze e non teme un’interfaccia più spartana, preferirà indirizzarsi verso alternative gratuite come Calibre, peraltro disponibile in italiano e con numerose caratteristiche aggiuntive.